نظریه مشورتی ۷/۱۴۰۰/۱۷۳۲

در صورتی که مأمور یک اداره دولتی خارج از حدود وظایف و اختیارات اداره متبوع خود و یا در فرضی که یک اداره از وظایف و اختیارات خود و در محدوده وظایف و اختیارات اداره دولتی ،خارج به صدور سندی نماید دیگر:مبادرت 1 - آیا این سند برای اداره دولتی واجد صلاحیت و نیز دیگر افراد عادی و مرتبط الزام آور و قابل استناد است؟ 2 - آیا چنین سندی در محاکم و مراجع قضایی قابلیت استناد دارد؟ 3 - آیا چنین سندی واجد اثر حقوقی است؟

اولا، وفق مواد 1284 و 1286 قانون مدنی، سند عبارت است از هر نوشته که در مقام دعو ی یا دفاع قابل استناد و بر دو نوع رسمی و عادی است .باشد ثانیا، منظور از مأمورین رسمی مذکور در ماده 1287 قانون مدنی کسانی هستند که از سوی مقام صلاحیت دار برای تنظیم سند رسمی تعیین شده اند. این مأمورین رسمی حسب مورد ممکن است مستخدم دولت باشند یا غیر آن؛ سردفتران اسناد رسمی مان.ند ثالثا، مأمور باید برای تنظیم سند رسمی صلاحیت داشته و در حدود صلاحیت خود عمل نماید وگرنه سند تنظیمی فاقد عنوان رسمی است و در صورت دارا بودن امضا یا مهر طرف، برابر ماده 1293 قانون مدنی، سندی عادی تلقی می.شود رابعا، در فرضی که اداره دولتی خارج از حدود وظایف و اختیارات خود و در محدوده وظایف و اختیارات اداره دولتی دیگر مبادرت به تنظیم نوشته ای می کند، این نوشته مشمول تعریف سند مندرج در ماده 1284 قانون مدنی و سند عادی موضوع ماده 1286 این قانون است؛ اما قابلیت استناد و اعتبار آن، امری قض ایی است که احراز آن بر عهده مرجع است رسیدگی.کننده